Корпоративный Uber (滴滴）в Китае
Одним из самых надоедливых процессов в работе, бесспорно, можно назвать процесс отчетности за потраченные деньги. Обычные авансовые отчеты(报销单) всегда выглядят как "один расходный документ - одна строка в таблице". А когда за поездку куда-либо в командировку или просто во время приезда гостей одних чеков на такси набирается не один десяток, это превращается в головную боль.
И сегодня поговорим о том, как избавиться от этого хотя бы в случае с такси. Все, что нам понадобится - телефон, бизнес-лицензия и немного времени.
Первым делом надо открыть корпоративный аккаунт Didi. Сделать это можно на https://es.didichuxing.com
Так выглядит админка корпоративного Didi
Для регистрации нам понадобится номер телефона, который будет являться одновременно логином в обычный аккаунт DiDi(как клиента), черно-белая ксерокопия вашей бизнес-лицензии с цветной печатью компании на ней и доступ к банковскому счету компании.
После заполнения простой формы (название, номер телефона, ФИО администратора) регистрация будет завершена и вы сможете приступить к более тонкой настройке аккаунта. Например, выбрать администраторов, которые смогут одобрять\не одобрять поездки. Добавить работников и установить ограничения для них - например, Иванову можно пользоваться корпоративной оплатой только с 18-00 до 23-00 и после обязательного одобрения Петровым и на сумму не более 1000 юаней в месяц. А Петров может пользоваться им безлимитно и в любое время. Ну и так далее, вроде установки лимита на то, что Иванов может вызывать машины только эконом-класса, а Петров - и бизнес, и люкс.
В принципе, на этом можно и закончить, но вопрос пополнения остался открытым. Так нам придется все равно пользоваться личными деньгами для пополнения счета, которые потом отражать в авансовых отчетах на компанию. Поэтому компанию надо верифицировать, привязав банковский счет.
Для этого просто выбираем раздел "верификация" и указываем номер своего корпоративного счета и полное название компании. Система выдаст реквизиты и сумму, которую необходимо перевести. Это сумма от 0.01 до 1 юаня - как обычная верификация. После этого можно смело переводить на тот же счет любую сумму - она на протяжении дня появится на счету компании в Didi
После всего этого и добавления аккаунтов работников в систему при вызове машины появляется переключатель 个人支付\企业支付。
Дальнейшее пояснений не требует. Работник пользуется клиентом как частное лицо, а когда необходимо куда-то съездить за счет компании - он просто в качестве оплаты выбирает "Корпоративная" и едет. И в зависимости от выбранной политики - либо же ждет подтверждения расходов от администратора, либо же(если настроено именно так) - заказывает без подтверждений.
Более тонкая настройка включает в себя вышеупомянутые подтверждения - для каждого из работников это можно настроить индивидуально. Можно настроить время, когда подтверждение требоваться не будет, настроить лимиты для каждого на день\месяц. В общем, все очень гибко, настраивается легко и доступно.
После этого работник, которого добавили в корпоративный аккаунт как пользователя совершает поездку, а при оплате выбирает метод списания. Если поездка по рабочим вопросам - ставится галочка "списать со счета компании". Если же нет - галочка снимается и все оплачивается в обычном порядке, как и раньше.
После чего DiDi в конце месяца выставляет инвойс на ту сумму, которую вы наездили все вместе, и вы все это одной строкой "транспортные расходы" отражаете в бухгалтерии и прикладываете один-единственный инвойс. Все счастливы.
Ну и напоследок пару ложек дегтя:
- постоплатные тарифы доступны только для подписавших соглашение ездить на сумму не менее 100.000 юаней в месяц
- инвойсы можно открыть только на выезженную сумму, а не на сумму пополнения.