Отчетность за потраченные деньги или 报销

Во всех случаях, когда компании требуется перечислить деньги работнику на что-либо (помимо зарплаты) - он за них должен отчитаться. В этой статье мы рассмотрим весь процесс подробно.

Всего существуют два варианта:

1. Компания предварительно перечисляет деньги работнику, который их тратит и потом отчитывается
2. Работник тратит свои деньги, которые компания ему потом возмещает

По сути, оба варианта не отличаются ничем в плане подачи документов и отчетности, единственное, что следует помнить - в первом случае предоставленные чеки, инвойсы или же любые другие отчетные документы и сумма в них должны с точностью до копейки совпадать с выделенной работнику суммой. В противном случае остаток будет учитываться как доход работника и облагаться НДФЛ

И второе - возместить деньги без налогообложения как доход работника можно только определенный круг расходов:

1. Транспортные расходы
2. Почтовые расходы
3. Офисные принадлежности и товары общего потребления в офисе
4. Еда
5. Проживание
6. С оговорками - компенсация аренды жилья. В данном случае тут действует льготная налоговая политика, по которой до 2021 года компенсация компанией аренды жилья работнику не считается его доходом

То есть у вас не выйдет, допустим, купить домашний кинотеатр и обозначить это как расходы компании - с этой "компенсации" придется заплатить НДФЛ как с дохода.

Итак, рассматриваем первый вариант - компания выделила деньги работнику предварительно. В нашем примере это 20.000 юаней на аренду квартиры.

Работнику необходимо предоставить подтверждающие документы о том, что он потратил именно эту сумму. В моем случае это были три 发票(инвойса) от 自如(Ziroom) - приложение по аренде недвижимости на сумму 4998*2+4798 = 14794 юаня.

Три инвойса - два по 4998 за аренду и один на 4798 за обслуживание(service fee). Степлером прикреплено уведомление из налоговой об уплате налога за аренду - Ziroom, как честный и порядочный сервис, их платит за вас.

Так же в качестве отчетных документов вполне себе годится контракт. В моем случае это был контракт с указанием того, что в качестве залога было взято 4998 юаней.

Все, теперь вам нужно написать отчет о потраченных деньгах - 报销单. Пишется он в свободной форме, шаблоны легко найти в интернете.

В дальнейшем - в зависимости от установленных правил в вашей компании вы или отправляете его на согласование с бухгалтерами и начальством, или же(как в моем случае) - просто отправляете его с оригиналами подтверждающих расходы документов бухгалтерам для 记账. Все, дело сделано.

Так как выделено было 20.000 юаней, а потрачено 19.792, то есть три пути для сведения баланса в ноль:

1. начислить оставшиеся деньги как премию - самый простой вариант. Но учтите, что это повлияет на НДФЛ - придется доплатить налог с дополнительной суммы
2. оставить их в подотчете у работника и потратить на что-то другое - но с этим лучше не затягивать, желательно потратить все в ноль до подачи квартального отчета
3. вернуть деньги компании - правда тогда вам нужно будет заблаговременно предупредить бухгалтеров о том, что это возврат подотчета, а не доход компании.

Естественно, в случае, когда компенсируются расходы по факту, все проще - компания просто перечисляет точную сумму работнику и баланс сводится в ноль. В случае с иными расходами - транспорт, отели - не забывайте при расчете требовать чек（小票）, инвойс (发票）квитанцию(收据 и так далее, открывая его на ФИО работника. Кассовые чеки без печати могут не принять - зависит от бухгалтеров конкретных. Железнодорожные билеты до недавнего времени являлись отчетным документом - сейчас они почти везде электронные. В общем, в Вашем конкретном случае - уточните у бухгалтера, какие подтверждающие документы он примет и просите их при расчете.

Естественно, более простой путь - зарегистрировать корпоративный Alipay, создать в нем учетные записи работников и платить везде с него. Но это тема для отдельной статьи.